Flores

MODULO DE FACTURACION DE FLORES

Por medio de este modulo, se generan las facturas de las ventas de las órdenes de pedido tanto nacionales como de exportación, y permite tener un control de la cartera de las ventas realizadas. A su vez permite generar ciertos documentos necesarios para poder exportar las flores.

 

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El valor agregado que SMSolucion genera con su modulo gestión de ventas de flores, se hace tangible cuando su operación automatiza el ingreso de los datos al sistema ya que evita duplicar trabajo de manera innecesaria como posiblemente se viene haciendo en la actualidad.

La conexión de los módulos comparte los datos necesarios, lo cual permite disminuir y optimizar los tiempos (hasta en un 40%), en generar la información y los documentos requeridos para que la gestión de ventas de los vendedores se haga en un tiempo oportuno y minimizando rectificaciones. Cada vendedor alimentara el sistema con los requerimientos que el cliente solicite, llenando así las ordenes de pedido en las cuales se indica el cliente, la fecha de despacho, el horario de salida del despacho, el numero de cajas, los tallos por caja, el tipo de empaque (cuartos, octavos o tabacos), la cantidad de ramos, buquets o single steams por caja, las variedades, los grados, el numero de tallos por variedad, el precio unitario, etc.

Llevando así la orden de pedido al mínimo detalle para evitar errores y confusiones al momento de hacer el despacho a cada cliente. El sistema permite definir sus propias tablas maestras como las especies y las variedades que la compañía maneja, los grados, los colores etc (personalización de información). A su vez permite definir un catalogo de surtidos con el fin de agilizar la creación de la programación de las ordenes fijas y regulares y las ordenes de pedido de mercado abierto, evitando la digitación desde cero de las ordenes, ya que simplemente se hace uso de los surtidos que se desean incluir a la orden y el sistema automáticamente creara los detalles con sus respectivas variedades.

Otra de las ventajas de adquirir el modulo de gestión de ventas será el no tener que digitar las ordenes de empaque y etiquetas de forma manual, ya que el sistema basado en las ordenes de pedido autorizadas esta en la capacidad de generar dicha información en formatos de Excel y de Word, evitando posibles errores de transcripción y optimizando el tiempo de los empleados encargados de dichas tareas. En las ordenes de empaque cada uno de los empacadores recibe en forma detallada un documento de cada una orden de pedido con sus respectiva cantidad de cajas, tipos de empaque, marca de cartón, numero de tallos por caja, variedad, grados etc.

El programa generara cada una de las etiquetas que se le pegara a cada una de las cajas de cada orden con el nombre del cliente, dirección, numero de guías aéreas ( master , hija), variedad, etc. De igual forma permite hacer análisis de un futuro próximo sobre los estimativos de corte y producción manejando la información semana a semana e indicando si con base en las ordenes de pedido y los estimados proyectados se esta en la capacidad de cumplir con los requerimientos pedidos en dicho tiempo, y si no se esta en la capacidad de cumplir entonces permite hacer el análisis y decidir realizar la siembra de dichas variedades o tomar alguna otra decisión que permite cumplir con los pedidos.

Esta información se puede proyectar hacia el futuro sin tiempo límite ya que puede generar proyecciones que considere conveniente. Este modulo también alimenta de forma automática el modulo de facturación de flores, ya que al estar ligados el sistema esta en la capacidad de crear las facturas y no tener que digitarlas manualmente, haciendo esto un sistema integral y practico.

El modulo de facturación (SMSolucion) es alimentado en forma automática a partir del modulo de gestión de ventas, ya que las ordenes de pedido que son procesadas y autorizadas se convertirán en facturas en forma automática facilitando la facturación y permitiendo a la persona encargada digitar simplemente los datos complementarios de la factura como son las líneas aéreas, agencias de carga y aduana, las guías y los precios.

El modulo de facturación ( SMSolucion) permite generar las facturas de los clientes a los cuales se les realizan los respectivos despachos de las ordenes de pedido, permitiendo administrar su cartera, ya que esta en la capacidad de manejar las facturas, notas debito o crédito e ingresos como pagos o anticipos de los clientes, brindando informes que permiten hacer el análisis de vencimientos de cartera y ventas agrupadas por cliente, por especie o vendedor.

El modulo de facturación (SMSolucion) esta también en la capacidad de generar automáticamente diversos tipos de documentos en formatos de Excel o Word que son necesarios al momento de realizar todo el tramite del despacho de las ordenes que van a ser exportadas. Los documentos requeridos para el envío y la exportación del producto son las planillas de carga, constancia fitosanitaria, cartas de responsabilidad para las diversas aerolíneas o agencias de aduana, certificados para pompón y cartas de apertura y convenio de suministros, son generados en forma automática por el sistema agilizando todo este proceso de documentos que normalmente en forma manual toma bastante tiempo.

La factura maneja un detalle minucioso de datos por lo cual evita confusiones ya que la factura debe tener los siguientes campos: El cliente, la fecha de factura, despacho y vencimiento, el numero de factura el cual el sistema lo maneja automáticamente, el precio total de la factura con su respectivo IVA( si es venta nacional), las agencias encargadas del cargue y envío de los productos con sus respectivos números guías, la forma de pago, el numero de cajas, los tallos por caja, el tipo de empaque ya sea octavos, cuartos o tabacos, la marca de cartón del cliente, la cantidad de ramos, buquets o single steams del contenido de la caja con sus respectivas variedades, grados y precios, entre otros.

El sub módulo de Producción de flores permite administrar la siembra y cosecha de las diversas especies y variedades que se cultiven, dando el saldo real de cada variedad cama a cama y al mismo tiempo la disponibilidad o capacidad de siembra total del cultivo. A su vez permite tener los indicadores de luminosidad y humedad de las camas. La compañía define los bloques de producción que tenga, divididos en secciones y posteriormente en camas.

A cada cama se le puede llevar un control y saber en cualquier instante cuales están en producción, renovación o listas para realizar nuevas siembras en ellas. El programa permite saber cual es el estado de cada cama, que ha sido sembrada en ella, cuando podrá ser cosechada, que se ha cortado o cosechado; y al mismo tiempo genera el inventario real con los que cuenta en cada una de ellas y así poder programar el corte. Otro de los objetivos del modulo de Producción de flores es poderle ofrecer al cultivo y al área de producción en forma precisa un estimativo de la siembra y cosecha de cada una de las camas de acuerdo a las necesidades que se tenga, permitiendo pronosticar si el cultivo esta en la capacidad de cumplir con las necesidades o demandas del mercado.

También permite saber en cada cosecha las causales de la perdida del cultivo sean plagas, factores climáticos, siniestros, entre otros y así poder tomar decisiones que disminuyan el porcentaje de perdida y optimizar la producción.